Il consiglio, a parere di legali e commercialisti, che viene impartito a coloro i quali vogliono esercitare un'attivita' imprenditoriale in Polonia e' quello di costituire una societa' a responsabilita' limitata di diritto polacco. L'opzione per questo tipo di societa' e' consigliata dal momento che sono limitati i costi di costituzione e di gestione e, inoltre, si limitano le responsabilita' alle quote sociali possedute essendo la srl una societa' di capitali.

1. Generalita'

La societa' a responsabilita' limitata di diritto polacco puo' essere costituita da uno o piu' soci, nel caso di socio unico il codice delle societa' commerciali polacco prevede che esso non puo' essere una societa' a responsabilita' limitata di diritto polacco. Contestualmente alla costituzione, i soci si impegnano a versare il capitale sociale che non puo' essere inferiore a 5.000 PLN (circa 1.200 euro, per verificare il tasso di cambio Euro – Zloty si consulti il sito http://www.nbp.pl/) attraverso un'apposita dichiarazione da allegare ai documenti di registrazione. La societa' a responsabilita' limitata risponde delle proprie obbligazioni con il suo patrimonio ed e' soggetta ad IRPEG pari al 19%. 

La società a responsabilità limitata viene costituita attraverso l’espletamento dei seguenti adempimenti:

redazione dell’atto costitutivo della società per atto notarile, il cui costo varia a     seconda dell'ammontare del capitale sociale,

versamento dell’intero capitale sociale prima del deposito della richiesta di iscrizione nel registro delle imprese,

nomina degli organi sociali,

registrazione nell’apposito registro delle imprese.

Immediatamente dopo la redazione dell'atto costitutivo, la societa' acquista capacita' giuridica e puo' operare come societa' “in organizzazione”, la predetta qualifica puo' essere mantenuta dalla societa' per i successivi sei mesi dalla redazione dell'atto costitutivo, se in questo lasso di tempo non si procede alla registrazione della societa', l'atto costitutivo perde efficacia. Durante la fase “in organizzazione”, la societa' puo' pienamente operare e fatturare attraverso il numero statistico REGON, ottenibile presso l'Ufficio Centrale Statistico a mezzo di un'apposita richiesta corredata meramente da una copia dell'atto costitutivo.

2. Costituzione

Le fasi costitutive di una srl di diritto polacco possono essere cosi' schematizzate:

(1)        Redazione dell’atto costitutivo. La forma dell'atto costitutivo e' l'atto notarile, richiesto a pena di nullita'. Nel caso in cui uno o piu' soci sono stranieri, in fase di redazione dell'atto notarile e' necessaria la presenza di un interprete giurato che provvede a tradurre simultaneamente tutte le disposizioni presenti nell'atto. Contestualmente è necessario sottoscrivere una dichiarazione avente ad oggetto i conferimenti delle quote.

L’atto costitutivo deve indicare:

la denominazione e la sede della società, la sede puo' essere indicata in via generale in una citta' della Repubblica di Polonia, successivamente in sede di registrazione si potra' definire l'indirizzo esatto;

l’attività che costituisce l’oggetto sociale, specificata nella Classificazione Polacca delle Attività (PKD), sostanzialmente simile alla Classificazione Europea dell’Attività;

la durata della società, se costituita per un tempo determinato; 

l’ammontare del capitale sociale;

la specificazione espressa nel caso in cui un socio può avere più di una quota; 

il numero e il valore nominale delle quote sottoscritte da ciascun socio.

Per prassi si inserisce nell'atto costitutivo la delibera di nomina del primo Consiglio di Amministrazione nell’ipotesi in cui ció sia previsto dal contratto di società.
Inoltre, se uno dei soci è una persona giuridica, è richiesta una visura camerale dell’apposito registro delle imprese, dalla quale si evinca la facoltà della persona firmataria a rappresentare la persona giuridica.

A seguito della sottoscrizione dell'atto costitutivo, viene richiesta l'autentica delle firme dei componenti il consiglio di amministrazione, la copia del documento di autentica e' necessaria ai fini della registrazione della societa'.

 (2)    Sottoscrizione del capitale sociale. Successivamente tutti i membri del Consiglio di Amministrazione rilasceranno in forma scritta una dichiarazione attestante che il capitale sociale è stato interamente versato.

(3)    Domanda di registrazione nel Registro Nazionale Giudiziario (KRS). L'ottenimento del numero di registrazione (numero KRS), del numero statistico (REGON), del numero di identificazione fiscale (NIP) nonche' la notifica dell'avvenuta costituzione societaria all'istituto nazionale di previdenza sociale (ZUS) avviene mediante la presentazione di tutta la documentazione presso un unico sportello.

Le domande vengono compilate su appositi moduli corredati dai seguenti allegati:
dichiarazione sottoscritta da tutti i membri del Consiglio di Amministrazione sul versamento dell’intero capitale sociale;
lista dei soci firmata da tutti i membri del Consiglio di Amministrazione;
firme autenticate dei membri del Consiglio di Amministrazione;
i nomi, cognomi e indirizzi dei membri del Consiglio di Amministrazione;
domanda di rilascio del numero statistico (REGON) emesso dall’Ufficio statistico centrale;
domanda di rilascio del numero di identificazione fiscale (NIP);
notifica all’Istituto delle Assicurazioni sociali.

3. Contratto di societa'

La redazione dell'atto costitutivo costituisce un momento essenziale per la costituenda societa', pertanto e' fondamentale che essa rispecchi gli assetti sociali che si vogliono definire nonche' adotti fin dal principio quegli strumenti utili ai fini dell'esercizio dell'attivita' sociale. Un atto costitutivo idoneo all'esercizio dell'attivita' sociale, oltre ad evitare inutili dispendi di risorse e di tempo per eventuali ulteriori modifiche future, garantisce un'ottimizzazione della funzionalita' della societa'. E' importante sottolineare in questa sede che lo stesso codice delle societa' commerciali prevede che per l'adozione di alcune delibere è necessaria un’autorizzazione da parte dell’Assemblea dei Soci. Tali delibere dovranno essere indicate nell’atto costitutivo. Inoltre, a nostro avviso, risulta di particolare utilità includere nell’atto costitutivo alcune soluzioni che facilitino il funzionamento della società nonché contribuiscano a ridurre i costi. 

(a)        Denominazione, sede e oggetto sociale
L’atto costitutivo include la denominazione della s.r.l., la sede e l’attività che costituisce l’oggetto sociale.
E’ da sottolineare che i soci concordano la denominazione sociale che puó essere liberamente scelta e deve distinguersi da quelle degli altri imprenditori che operano sullo stesso territorio. La denominazione sociale deve contenere l’indicazione di società a responsabilità limitata, cioè "Spólka z ograniczona odpowiedzialnoscia", abbreviata come “Sp. z o.o.”.
L’oggetto sociale deve essere definito secondo la classificazione delle attività, che sostanzialmente è la medesima della Classificazione Europea delle Attività. 

(b)        Capitale sociale, valore delle quote
Il capitale sociale minimo è di PLN 5.000 è può essere versato con conferimenti in denaro oppure in natura.
Il valore nominale di una quota sociale non puó essere inferiore a PLN 50. Il capitale sociale è diviso in quote che possono essere di valore uguale o diseguale. L’atto costitutivo della s.r.l. deve espressamente specificare la facoltà di un socio di essere titolare di una o più quote. Nel caso in cui è possibile tale facoltà, le quote devono essere di valore uguale ed essere indivisibili.

(c)        Aumento del capitale sociale
L’atto costitutivo può prevedere che non sia sufficiente una deliberazione dell’Assemblea dei Soci nel caso di aumento di capitale sociale effettuato entro un determinato periodo e non superiore ad un certo ammontare. Tale soluzione permetterebbe di aumentare il capitale sociale senza dover convocare l’Assemblea dei Soci e modificare l’atto costitutivo. In forza di tale meccanismo si risparmiano i costi per la redazione dell’atto notarile necessario per la verbalizzazione dell’Assemblea e i successivi oneri di pubblicita'. 

(d)        Conferimenti aggiuntivi
Il sistema polacco prevede una forma di finanziamento della societa' da parte dei soci che possono essere obbligati a prestare i cosiddetti conferimenti aggiuntivi fino ad un ammontare definito nell’atto costitutivo. I conferimenti aggiuntivi non fanno parte del capitale sociale e possono essere restituiti ai soci con un’apposita deliberazione dell’Assemblea.

(e)        Dividendi
I dividendi possono essere distribuiti ai soci una volta all’anno, dopo l’approvazione del bilancio consuntivo. L’atto costitutivo può stabilire tuttavia la possibilità di distribuire ai soci, rispettati tutti i requisiti previsti dalla legge, un acconto sui dividendi. Il Consiglio di Amministrazione delibererà in merito a tale distribuzione degli acconti sui dividendi.

(f)        Consiglio di Amministrazione
Può essere composto da uno o più membri, che possono essere nominati per uno o più anni o per un tempo indeterminato. L’atto costitutivo può prevedere varie soluzioni di rappresentanza. Accanto alla figura dei membri del consiglio di amministrazione, che disgiuntamente o congiuntamente, anche assieme al “prokurent” (per maggiori informazioni su questa figura si veda oltre).
    L’atto costitutivo può disciplinare la convocazione del Consiglio di Amministrazione oppure le modalità di assunzione delle delibere.

(g)        Il prokurent
Il Consiglio di Amministrazione può nominare un “prokurent” (una funzione simile all’amministratore delegato nell’ordinamento italiano, ma tuttavia non necessariamente membro del CdA) che possa da solo rappresentare la s.r.l. ad eccezione che per la vendita o per la costituzione di pegni, ipoteche o altre limitazioni sulla proprietà o sui beni della s.r.l. in forza di un'apposita procura (detta procura institoria) che deve essere depositata e registrata presso il Registro Nazionale Giudiziario. 

(h)        Collegio sindacale
Una società a responsabilità limitata può istituire il Collegio sindacale (oppure la cosiddetta Commissione di Revisione), al quale l’atto costitutivo può delegare alcuni poteri di controllo. Il Collegio sindacale può risultare di particolare utilità nel caso di stipulazione di contratti tra i membri del Consiglio di Amministrazione e la società perché in tali situazioni, in mancanza del Collegio sindacale, la società può essere rappresentata soltanto da un procuratore nominato dall’Assemblea dei Soci. Nelle s.r.l. il cui capitale supera i PLN 500.000 e in cui ci sono piú di 25 soci, l’istituzione del Collegio sindacale (o della commissione di revisione) è obbligatoria.
(i)        Assemblea dei Soci
        Secondo il Codice delle Società commerciali polacco richiedono necessariamente una delibera dell’Assemblea dei Soci:
    (1)     l’esame e l’approvazione della relazione del Consiglio di Amministrazione sull’attività della società e del bilancio sociale per l’esercizio precedente nonché l’assunzione della delibera sull’operato dei membri del Consiglio di Amministrazione (e del Collegio sindacale - se nominato);
    (2)     la distribuzione degli utili oppure la copertura delle perdite;
(3)    le decisioni concernenti le pretese di risarcimento dei danni causati durante la costituzione della società, la sua l’amministrazione o l’effettuazione dei controlli;
        (4)    la vendita o l’affitto dell’impresa oppure di parte dell’organizzazione ovvero la costituzione di un diritto reale limitato;
(5)    la restituzione dei conferimenti aggiuntivi (se previsti dall’atto costitutivo);
(6)    la stipulazione da parte della società di un contratto di credito, di prestito o di fideiussione o simile, di cui siano parte i membri del Consiglio di Amministrazione, gli Amministratori delegati o i liquidatori o siano stipulati a loro favore;
(7)         l’acquisizione o la vendita di un’immobile oppure di una quota di immobile o altre immobilizzazioni, anche se l’atto costitutivo può derogare a tale regola stabilendo che per tali operazioni non è richiesto il consenso dell’Assemblea dei Soci;
(8) la conclusione entro 2 anni dalla costituzione della società da parte della società di un contratto di acquisizione di un’immobile, di una quota in un’immobile o di altre immobilizzazioni il cui costo sia superiore di ¼ del capitale sociale, tuttavia non inferiore a 50.000 PLN, salvo diverse disposizioni a proposito nell’atto costitutivo;
(9) altre questioni che sono state riservate alle competenze dell’Assemblea dei Soci nell’atto costitutivo.
Un contratto stipulato senza la debita approvazione dell’Assemblea dei Soci, quando richiesta, è nullo. D’altra parte il Codice delle Società commerciali polacco prevede l’obbligo del Consiglio di Amministrazione di ottenere il consenso dell’Assemblea dei Soci in merito alla stipulazione di ogni contratto il cui valore ecceda due volte il valore del capitale sociale. In questo caso però un contratto concluso senza il consenso dell’Assemblea dei Soci sarebbe valido, mentre i membri del Consiglio di Amministrazione risponderebbero nei confronti della società per i danni causati. L’atto costitutivo può derogare al suddetto obbligo. 
    Secondo il Codice delle Società Commerciali polacco la notifica per l’Assemblea dei soci deve essere inviata almeno 2 settimane prima dell’Assemblea a mezzo corriere, lettera raccomandata oppure e-mail –quest’ultima forma di notifica è ammissibile solamente se previamente accettata dal socio.
Lo stesso Codice inoltre prevede che l’Assemblea dei Soci può svolgersi nella sede della società; altri luoghi devono essere previsti dall’atto costitutivo oppure stabiliti dall’Assemblea dei Soci (l’Assemblea ovviamente si puó svolgere con la partecipazione dei rappresentanti dei soci, che agiscono in base ad apposita procura) in ogni caso sempre nel territorio della Repubblica di Polonia.

    (j)        Vendita delle quote, aumento del capitale sociale – diritto di prelazione
Il Codice delle Società commerciali polacco, in caso di aumento del capitale sociale, prevede che i soci hanno il diritto di prelazione, che però può essere escluso dall’atto costitutivo o da delibera dell’Assemblea dei Soci. D’altra parte in caso di vendita delle quote il diritto di prelazione può essere previsto soltanto nell’atto costitutivo.
    (k)     ulteriori questioni
L’atto costitutivo può regolare altre questioni di rilevante importanza per i soci, ad esempio:
    -    modalità di rimborso delle quote;
    -    clausole di non-concorrenza tra i soci;
    -    clausola compromissoria;
-    regole di distribuzione del patrimonio nel caso di scioglimento della società;
-    privilegi nel campo di distribuzione dei dividendi oppure numero di voti collegati alle quote;
    -     regole di successione delle quote.
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http://www.ksiegarnia.beck.pl/publikacje-obcojezyczne-nowe-tlumaczenia-tekstow-ustaw/id8787,Kodeks-spolek-handlowych.-Codice-delle-societa-commerciali.html