Tenuta dei libri obbligatori

I datori di lavoro – oltre ai numerosi obblighi di natura burocratico/ amministrativa, legati alla comunicazione d’assunzione egli enti preposti ed all’elaborazione ed alla consegna del prospetto paga – devono aggiornare e conservare una serie di documenti connessi allo svolgimento del rapporto di lavoro: tali documenti sono i libri obbligatori, cioè:
• Libro matricola
• Libro paga
• Libro presenze
• Registro infortuni
• Registro delle visite mediche

Sono obbligati all’istituzione, alla compilazione, alla tenuta ed alla conservazione dei libri obbligatori tutti i datori di lavoro, i committenti ed – in generale – tutti coloro i quali sono obbligati ad osservare le norme assicurative contro gli infortuni sul lavoro contenute nel D.P.R. n. 1124/1965.

Analizzando tali documenti nel dettaglio, il libro matricola deve documentare l’esistenza del rapporto di lavoro agli enti assicurativi e previdenziali: all’atto dell’assunzione, dunque, il datore di lavoro deve annotare per ogni dipendente:
? Il numero d’ordine progressivo d’iscrizione
? Nome, cognome, data e luogo di nascita
? Codice fiscale
? Data d’assunzione e di risoluzione del rapporto di lavoro
? Categoria professionale
? Misura della retribuzione al momento dell’iscrizione e successive variazioni
? Indicazioni dei familiari a carico ed elementi necessari per la corresponsione degli assegni familiari
? Estremi dell’eventuale certificato di pensione dell’Inps.
L’obbligo d’iscrizione su tale libro riguarda non solo i lavoratori subordinati, ma anche: il coniuge, i figli, gli altri parenti, i soci delle cooperative e di ogni altro tipo di società, gli associati in partecipazione ed i collaboratori coordinati e continuativi anche a progetto.

Sul libro paga vanno, invece, annotati tutti gli elementi che compongono la retribuzione corrisposta ai lavoratori, le trattenute operate e l’importo degli assegni familiari erogati; sono, quindi, annotati per ogni dipendente:
? Cognome, nome e numero di matricola
? Periodo cui la retribuzione si riferisce
? Numero delle ore lavorate in ciascun giorno, con l’indicazione distinta dello straordinario
? Importo delle singole voci di retribuzione soggette o meno a contribuzione previdenziale e ad imposta
? Importo delle ritenute per contributi previdenziali ed assistenziali
? Retribuzione effettivamente corrisposta in denaro o in altra forma
L’obbligo di registrazione su tale libro riguarda non solo i lavoratori subordinati, ma anche: il coniuge, i figli, gli altri parenti, i soci delle cooperative e di ogni altro tipo di società, gli associati in partecipazione.

Sul libro presenze vanno annotate le ore ed i giorni lavorati da ogni dipendente, la matricola di quest’ultimo ed il mese di riferimento. Tale documento non è necessario laddove sia presente il libro paga: se, invece, si richiede all’Inail l’autorizzazione alla stampa laser dei cedolini (ovvero alla stampa su cedolini vidimati dall’istituto assicurativi), allora sarà obbligatorio annotare tutto ciò che è successo nel mese sul libro presenze, mentre il libro paga non avrà ragione d’esistere (perché sarà sostituito dal cedolino vidimato Inail).

Nel registro infortuni vengono riportati cronologicamente tutti gli infortuni accaduti ai lavoratori che comportino un’assenza dal lavoro di almeno un giorno (escluso quello dell’evento), indipendentemente dal fatto che l’infortunio sia soggetto o meno all’assicurazione Inail.
Il datore di lavoro deve annotare, quindi, entro un giorno dall’infortunio:
? Nome, cognome e qualifica professionale dell’infortunato
? Causa e circostanza dell’infortunio
? Data d’abbandono e ripresa del lavoro

Nel registro visite mediche, infine, devono essere annotate le scadenze e l’esito delle visite mediche effettuate dai dipendenti secondo specifiche norme di legge, cioè:
? Apprendisti e minori (indipendentemente dal tipo di attività da svolgere), che devono essere sottoposti alle c.d. visite preassuntive
? Dipendenti addetti a particolari lavori, che devono effettuare le c.d. visite preassuntive
? Minori e lavoratori addetti a determinate lavorazioni o in particolari ambienti, che sono soggetti a visite periodiche
? Lavoratori esposti al rischio di silicosi e asbestosi. Per questi ultimi deve essere utilizzato un apposito registro a numerazione progressiva ed i rilievi clinici e radiografici devono essere riportati su apposite schede personali

I libri matricola, paga e presenze – rilegati e numerati in ogni pagina – prima di essere utilizzati, devono essere vidimati all’Inail; l’Istituto, poi, farà contrassegnare ogni pagina dei libri da un proprio dipendente, il quale apporrà anche la data e la firma alla dichiarazione del numero di fogli che compongono i libri.

I registri infortuni e delle visite mediche, invece, devono essere vidimati – sempre prima del loro utilizzo – dalla ASL competente per territorio, la quale, dopo aver constatato la conformità dei registri ai modelli stabiliti dal decreto, li contrassegna in ogni pagina, dichiarando nell’ultima il numero dei fogli che li compongono e la data del rilascio.

Per quanto riguarda, infine, la conservazione di libri, il DPR n. 1124/1965 ha stabilito l’unicità di libri obbligatori: quindi, tali documenti devono essere tenuti – in originale – sul luogo di lavoro e non possono essere rimossi neppure temporaneamente.
E’ possibile, però, derogare parzialmente a questa norma conservando i libri matricola, paga e presenze nella studio del professionista (consulente del lavoro o qualsiasi altro soggetto abilitato, ex lege n. 12/1979) che si occuperà dell’elaborazione delle buste paga e dell’amministrazione del personale: in tal caso, nel luogo di lavoro dovranno esserci le copie conformi all’originale, la cui dichiarazione di conformità (consistente nell’apposizione di data, timbro e firma autografa su ogni pagina della copia) potrà essere effettuata anche dal professionista di cui si avvale il datore di lavoro.